工作内容

内容分解

责任小组

或人员

会议落实

检查

1、2015年4月24日上午，由“两代会”筹委会主任，校党委副书记杨正清带队对会务完成情况进行全面检查。

校工会、校办、宣传部

会议通知

1、发布会议通知（网上公布，通知中告知代表校车接送时间，同时要求各代表团或各院系和部门负责通知本团列席代表）。

2、告知学校车队队长安排做好校车服务。

校办（秘书组）崇玉山等

3、以学校名义电话邀请特邀请代表参加会议（明确人员、时间、地点）。要否车辆接送须请示。

校办（会务组）孙绪凯等

预备会议

正式大会

主席团会议

会务工作

1、预备会、正式大会主席台设置，桌椅摆放、席卡设置、主席团人员位次设置，特邀代表、列席代表、各代表团正式代表指定的位置就座区域划分，会议室卫生清扫、开门、空调、茶水供应由校办统一负责，大会志愿服务人员配合。（备注：预备会议主席台只设主持人、和发言人两个席位，校领导随团入座或统一安排在首排）

校办（会务组）孙绪凯等。

校团委单杰等。

2、预备会议、正式大会会场会标制作、悬挂、收取，音响保障（包含国歌、国际歌、会议开始前播放的宣传片或音乐）、话筒（主持人、大会报告人等）提供，由宣传部落实专人负责。会标内容：“淮南师范学院第四届二次教职工/工会会员代表大会”。

宣传部（宣传组）方川等，校办（会务组）做好协助。

3、预备会议、全体代表大会、主席团会议照相。

4、主席团会议会场卫生、开门、茶水准备、电子屏显示会标等由校办负责。会标：“淮南师范学院第四届二次“两代会”主席团会议”。

校办（会务组）孙绪凯等。

5、预备会、正式大会主持人主持词撰写、初审、提前报送主持人审定。

校办（秘书组）崇玉山等

会议用品

1、购买文件材料袋等（以全部参会人员数量为参考），水笔、笔记本（仅供9个代表团讨论时记录使用）并交由团长。

校工会朱国民等

会议材料

发放

1、会前可发的会议材料汇编后打印、核对、分装，会前按代表数量（含列席代表数）发至各代表团正副团长。

2、特邀请代表的会议材料在大会会场发放至个人。

校工会宇文家宝负责，陆雁刚、王长河配合

3、会前无法定稿的材料（如大会决议等）由校办崇玉山负责，安排落实打印、复印，交由大会志愿者在会议上分发参会代表。

校办（秘书组）崇玉山等

预备会议

正式大会

考勤统计

1、制会议考勤表2份，由交各团团长。会议前负责各团实到人数的统计和比例测算并报大会主持人。（备注：考勤统计报告要快速）

校工会朱国民负责，宇文家宝、陆雁刚、王长河配合。

分团讨论

会务安排

1、协调行政楼各会议室安排的分团讨论地点钥匙交接，并通知请各团团长自行协调分团会务服务。

校工会

陆雁刚

王长河

2、提前提醒检查分团讨论地点的卫生，桌椅情况。

3、分团讨论会场照相。

宣传组方川等

大会宣传

报道

1、大会宣传文稿由秘书组安排专人负责起草、审核、提供给宣传部。

校办（秘书组）崇玉山等

2、网上的宣传报道相片由宣传部编辑选择。

宣传组方川等

大会志愿者

1、推选一名宣读《会议议程和日程安排》、《淮南师范学院“两代会”正式代表增补办法》、《大会主席团成员及正、副秘书长名单》、《大会决议》1人，请与校工会会宇文家宝联系提前索要宣读的材料等。

2、安排大会志愿服务人员6人，做好预备会、正式大会会场会务服务、协会发放大会会议材料等。校工会提前做好工作指导培训。

校团委单杰、

校办崇玉山、校工会宇文家宝等